Blog: 3 redenen waarom automatisering in het inkoopproces tijd en kosten bespaart

 
Regillio van Buuren
Area Sales Manager en IT-adviseur


25 oktober 2018

De Nederlandse economie groeit maar door. Ook op de werkvloer merken we dit. De werkdruk is hoog en klanten verwachten steeds meer. Hoe gaat u daar als inkoper mee om? Gelukkig helpt de technologie ons telkens een stapje verder en worden inkoopprocessen meer geautomatiseerd. Bij IFB Filtertechniek is het automatisch bestellen met behulp van EDI al een tijdje mogelijk, maar welke voordelen heeft het automatisch bestellen nou eigenlijk?

Wat is EDI?

Laten we eerst eens inzoomen op wat EDI nou eigenlijk is. EDI staat voor ‘Electronic Data Interchange’ en is een standaard voor de elektronische uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten. Klinkt misschien erg gecompliceerd, maar uit ervaring kunnen we u vertellen dat dit wel mee valt. In principe worden er maar drie processen die met bestellingen te maken hebben geautomatiseerd; namelijk inkoopopdrachten, opdrachtbevestigingen en facturen.

Hoe werkt de systeemkoppeling?

In ons ERP systeem maken wij een klantprofiel aan. Ons systeem is vervolgens klaar om een koppeling te maken met uw ERP systeem. Uw IT-afdeling kan deze koppeling instellen in uw systeem aan de hand van onze handleiding en inloggegevens welke wij naar u opsturen. Waar nodig kunnen u wij ook altijd op  locatie ondersteunen om dit in te regelen. 

 

 


Voorbeeld: van inkoop tot facturering

Voor het aanmaken van uw inkooporder verandert er niet veel. Wat u nu wel kunt doen is de inkoop elektronisch versturen. Wanneer u dit doet, halen wij uw inkoop van de zogenoemde ‘FTP-Server’ af. Ons ERP systeem maakt direct een opdrachtbevestiging aan en onze binnendienst controleert de opdrachtbevestiging op artikelniveau, leverdatum en –adres. U als klant heeft vervolgens een aantal opties om de opdrachtbevestiging te ontvangen:

  • Als bijlage per mail: PDF als bijlage en een ICB bestand om in te lezen in uw systeem
  • Via uw FTP server: u haalt de opdrachtbevestiging van uw FTP server af

Uw systeem herkent onze opdrachtbevestiging en koppelt deze aan uw inkoop. Het systeem koppelt alle gelijke onderdelen en leest deze in. Dit betekent in de praktijk dat het systeem alleen een melding zal geven als de levertijd wordt aangepast.

Twee dagen na het toesturen van de opdracht kan de factuur ook per FTP of per e-mail worden verzonden. Uw systeem leest de factuur in en het systeem koppelt deze automatisch aan de juiste inkoop. Het systeem zorgt hier voor een extra controle doordat het systeem alleen een factuur goedkeurt als deze volledig overeen komt met de inkoop. Als dit niet het geval is, komt hier ook een melding naar boven. Dit alles gebeurt in slechts twee klikken.

De voordelen

U denkt misschien: het proces van inkoop tot aan facturering loopt nu toch ook goed? Dat klopt, maar door EDI verloopt dit proces veel efficiënter. Ten eerste bespaart de automatisering van dit proces u veel tijd doordat inkooporders, opdrachtbevestigingen en facturen automatisch aan elkaar worden gekoppeld. Ten tweede is de kans op fouten in orderbevestigingen, en daarmee automatisch in facturen, nihil. Meerdere gebruikers van EDI bestellingen hebben voor zichzelf berekend dat zij gemiddeld rond de € 150,- per order besparen aan kosten zoals controle, arbeid en het verminderen van foute bestellingen. Als laatste is het de eenvoud van het automatisch bestellen: een paar klikken en alles verloopt automatisch.

 

Wilt u vrijblijvend kijken of dit mogelijk ook voor u werkt? Neem gerust contact met mij op via email
regillio@ifb-filtertechniek.nl of per telefoon 06-13 10 53 08.


Stel uw vraag

Nieuwsbrief ontvangen?